Copies d'examens, relevés de notes, PV de jury, mémoires, dossiers d'inscription — votre établissement produit chaque année des milliers de documents à conserver pendant des années. Leur perte expose à des contentieux sans défense possible.
Un étudiant conteste sa note d'examen devant le tribunal administratif. La scolarité cherche la copie dans les archives : le serveur a été migré l'été dernier, les scans ont disparu. Sans la copie originale, l'établissement n'a aucun moyen de défendre la notation. Le juge donne raison à l'étudiant.
Le HCERES ou la CTI demande les relevés de notes et PV de jury des cinq dernières promotions pour évaluer le renouvellement de l'accréditation. Les fichiers sont éparpillés entre trois serveurs, deux clés USB et un ancien logiciel de scolarité. Des promotions entières sont introuvables. L'accréditation est menacée.
Un ransomware paralyse le système d'information en pleine période d'examens. Dossiers étudiants, relevés de notes, inscriptions, copies numérisées — tout est chiffré. Les inscriptions pour l'année suivante sont bloquées. Les diplômes ne peuvent plus être édités. La rentrée est compromise.
Chaque copie d'examen, relevé de notes ou PV de jury archivé peut recevoir une signature horodatée conforme eIDAS, juridiquement opposable dans toute l'UE. En cas de contestation, vous prouvez la date exacte du document. Un .zip contenant les 500 copies d'une session compte comme un seul fichier.
Les copies d'examens doivent être conservées un an, les relevés de notes cinquante ans, les PV de jury indéfiniment. Les bandes LTO durent plus de 30 ans sans dégradation. Vos archives académiques survivent aux migrations de serveurs, aux changements de logiciels et aux réorganisations.
Chaque fichier reçoit un hash SHA-256 à l'archivage. En cas de litige, d'audit ou de demande de vérification d'un diplôme, vous prouvez que le document n'a pas été altéré depuis son dépôt. C'est de l'archivage à valeur probante — pas un simple backup.
Notes, appréciations, dossiers disciplinaires, aménagements d'examens — ce sont des données personnelles sensibles. Le chiffrement Givre les protège sur votre poste avant l'envoi. Personne ne peut les lire, pas même Glaciel. Conforme RGPD par conception.
Le Code de l'éducation et les circulaires ministérielles imposent la conservation des copies d'examens pendant au moins un an après la délibération du jury, et davantage en cas de recours contentieux. En pratique, les tribunaux administratifs peuvent examiner des litiges bien au-delà de ce délai. Sans l'original, l'établissement est indéfendable.
Les relevés de notes et procès-verbaux de délibération sont des documents administratifs à conserver sur le très long terme — 50 ans pour les relevés, durée illimitée pour les PV de jury selon les instructions du SIAF. Ces documents permettent de reconstituer un parcours, vérifier un diplôme ou répondre à une demande d'un ancien étudiant des décennies plus tard.
Notes, appréciations, situations de handicap, aménagements d'examens — les données étudiantes sont des données personnelles au sens du RGPD. Leur archivage doit garantir la confidentialité et la limitation d'accès. Le chiffrement zero-knowledge de Glaciel assure que seul l'établissement y a accès. Hébergement 100% France.
Le renouvellement des accréditations exige de produire des preuves documentaires sur plusieurs années : résultats, taux de réussite, évolution des maquettes, PV de conseils. Un archivage structuré et intègre simplifie chaque campagne d'évaluation et renforce la crédibilité de l'établissement face aux évaluateurs.
Glaciel archive vos documents académiques avec la rigueur que l'enseignement supérieur exige.